La impresión de cartas en serie, o como muchas/os lo conocen “Combinación de correspondencia”, es un método eficaz para la impresión de documentos idénticos en los cuales solo debemos cambiar ciertos campos o datos.
En este resumido “Paso a paso”, se explicara la manera de hacer la impresión de cartas en serie con LibreOffice (en su versión 3.4)
Primero hacemos nuestra base de datos, que para este caso será una hoja de cálculo donde organizaremos los datos o campos cambiantes en nuestro documento. Por ejemplo, queremos hacer cartas personalizadas de invitación a diferentes personas de diferentes empresas, por lo que necesitaremos los datos: Nombre y apellido, cargo y empresa, para lo cual realizamos la siguiente tabla en una hoja de cálculo:
A este archivo podemos colocarle cualquier nombre, en este caso usaremos: datos.ods. Luego, creamos el documento al cual queremos agregar los datos, la invitación.
Los datos entre corchetes son los datos que ingresaremos de la base de datos (se coloca así solo para hacerlos notar, no es necesario hacerlo). Para insertar los datos de la base de datos (datos.ods) hacemos click en el menú “Insertar”, opción “Campos” -> “Otros”.
Al hacer click en “Otros” aparecerá una ventana de dialogo, en la cual seleccionaremos la pestaña “Base de Datos” (en caso de no estar seleccionada previamente). Hacemos click en el botón “Examinar”, y seleccionamos la hoja de cálculo que creamos previamente (datos.ods).
Ahora podemos ver nuestra base de datos en el cuadro “Seleccionar base de datos”, allí desplegamos los campos, haciendo doble click en el nombre de la base de datos, hasta visualizar los campos.
En este caso veremos: nombre, apellido, cargo y empresa.
Para insertar los campos simplemente, sin cerrar la ventana “Campos”, hacemos doble click en el campo que queremos insertar en el documento – el cursor debe estar en el sitio en el documento donde queremos insertar el campo. Los campos insertados aparecerán con fondo gris y entre los signos mayor y menor.
Si terminamos de insertar todos los campos podemos cerrar la ventana “Campos”, y pasar a imprimir los documentos.
Si seleccionamos la opción “Imprimir” del menú “Archivo”, aparecerá el siguiente mensaje:
Seleccionamos “Si” y aparecerá una pantalla de “Impresión en serie” con diferentes opciones, entre las cuales podemos elegir si imprimir directamente en la impresora o imprimir en un archivo. Esta última opción creará tantos archivos como datos tenga la base de datos para imprimirlos en otra ocasión.
Impresora
Para imprimir directamente en la impresora se selecciona la opción “Impresora” y hacemos click en el botón “Aceptar”, luego seleccionamos la impresora que queremos usar.
Archivo
- Para crear diferentes archivos, se selecciona la opción “Archivo” y se habilitarán las opciones de “Guardar documentos fusionados”, donde podemos elegir entre:“Guardar como un documento”, creará un solo documento con varia páginas, tantas como datos tenga la base de datos.
- “Guardar como documentos individuales”, creará tantos documentos como datos en la base de datos.
Si seleccionamos la segunda opción, se habilitarán las demás opciones, donde podremos seleccionar el nombre de cada documento, la ruta o directorio donde se guardarán y el formato con el cual se generarán los documentos.
En este caso seleccionaremos, la segunda opción y lo guardaremos en un directorio creado para la ocasión llamado “CartaEnSerie” que se encuentra el directorio “Documentos” de la carpeta personal.
Si revisamos en directorio “CartaEnSerie”, veremos los documentos individuales cuyos nombres corresponden al de cada persona en la base de datos.
Ademas, puedes descargar esta “Propina” completa aqui, en formato PDF:
La Propina
… o si deseas editarla, puedes descargar el archivo ODT, aqui:
La Propina
