LibreOffice: Listas desplegables y selección automatica de datos

La siguiente es solo una de las muchas formas que debe haber de hacer esto   :-0

Esta semana tuve la curiosidad de mejorar un formato en hoja de cálculo que debe ser construido semanalmente, por lo que decidí usar listas desplegables ya que la información a ingresar cambia poco decidí tener una Hoja de “Datos”, donde tendría todos los datos necesarios y que podrían ser actualizados, y otra Hoja u Hojas donde realizaría el ingreso de los datos en el formato.

Supongamos que tenemos que realizar una asignación de actividades a través de este formato:

LibreOffice01

Y supongamos que los datos de los responsables serán personas que conocemos (empleados, amigos, miembros de un equipo), por lo que usaremos una segunda Hoja (Nombrada como “DATOS”) como base para estos datos:

LibreOffice02

Ahora, para que se muestren los nombres de las personas que tenemos en la Hoja DATOS como una lista desplegable le daremos nombres a los rango de celdas, para esto vamos al menú Insertar y en la opción Nombres seleccionamos Definir:

LibreOffice03

O simplemente Ctrl+F3. Aparecerá una ventana donde podremos dar nombre a los rangos:

LibreOffice08

Simplemente colocamos en la casilla Nombre, el nombre que queremos dar a nuestro rango (sin caracteres especiales ni espacios) en este caso Nombre_y_Apellido y en la casilla Asignado A seleccionaremos el rango completo de celdas, en este caso A2:A5 (en la Hoja DATOS). Hacemos lo mismo con el teléfono, correo electrónico y dirección.

Ahora en la Hoja1, nos posicionamos en la celda C3, correspondiente al primer dato de Responsable, y en el menú Datos seleccionamos la opción Validez; y aparecerá una ventana donde seleccionaremos Intervalo de celdas en la casilla Permitir, y en Origen colocaremos el nombre que asignamos al rango de los datos de nombre y apellido, es decir, Nombre_y_Apellido.

LibreOffice04

Ahora puedes notar un botón de selección en la celda C3, que al hacer click en él podrás seleccionar cualquiera de los nombres que están en la Hoja “DATOS”:

LibreOffice05

Por último haremos que cada vez que sea seleccionado un nombre en la celda de Responsable se muestra en la celda de Contacto el teléfono y el correo electrónico correspondiente a esa persona; para ello utilizaremos la función BUSCARV, de la siguiente manera:

=BUSCARV(C3;Nombre_y_Apellido:Telefono;2;0)

donde,
C3: es el criterio de búsqueda.
Nombre_y_Apellido:Telefono: es el conjunto de datos donde se busca el valor.
2: es el número de columna desde el conjunto de datos (Nombre_y_Apellido:Telefono) desde la cual se debe buscar. En este caso es dos – que es la columna de Teléfono – ya que la primera columna es “Nombre y Apellido”.
0: este último argumento de la función dice si el conjunto de datos esta o no ordenado ascendentemente. Como en este caso no esta ordenado se coloca cero.

Pero como también queremos que en la misma celda se refleje el correo electrónico, entonces utilizaremos CONCATENAR:

=CONCATENAR("(";BUSCARV(C3;Nombre_y_Apellido:Telefono;2;0);") ";BUSCARV(C3;Nombre_y_Apellido:Correo_Electronico;3;0))

Esta función simplemente concatena tantos argumentos como queramos, separados por punto y coma (;).

Nota que para el correo electrónica en la función BUSCARV tanto el segundo como el tercer argumento son diferentes.

Con todo esto podremos asignar las actividades sin necesidad de aprendernos los datos de contactos de cada persona, simplemente seleccionando su nombre en la lista:

LibreOffice06

NOTA: si la lista de datos se hace mas larga, solo debes modificar el rango de las celdas a través de la opción Nombres del menú Insertar, selecciona Definir. En la ventana “Definir Nombres” selecciona el nombre del rango y, puedes seleccionar Modificar o simplemente editar el rango en la casilla “Asignado A”.

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7 comentarios en “LibreOffice: Listas desplegables y selección automatica de datos

  1. José Meléndez dijo:

    Buenas noches. Quisiera saber si puede ayudarme. Tengo un problema y es el siguiente: voy a tener dos celdas, una con lista desplegable (Departamento) y otra sin lista (Cantidad). Al haber escrito un número en cantidad y haber seleccionado una opción en el menú desplegable quisiera que me guardara en una casilla determinada. Es decir, departamento1 (opción elegida en la lista desplegable), cantidad 200, quiero que al presionar un botón y lo guarde en la hoja 2 casilla A1. Algo así. Gracias de antemano.

  2. Andres dijo:

    Saludos,
    tengo un archivo creado con excel el cual contiene listas desplegables, el lio es que cuando intento abrirlo en libre office no aparecen las listas desplegables. Existe alguna forma de activarlas?

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